لوازم اداری و بایگانی
Office supplies and archives
پایان سال معمولا زمان تراز کردن فعالیت های شرکت می باشد.
زمانی که شرکت برای بررسی و حساب رسی به اسناد و مدارک نیاز دارد.
و در دنیای امروز که فعالیت های تجاری، اقتصادی گسترش و توسعه یافته، اسناد مربوط به این فعالیت ها نیز هر روز با افزایش چشم گیری رو به رو شده اند.
در طول سال شرکت ها معاملات تجاری، قرداد های تجاری، توافق های اقتصادی و سایر فعالیت ها را در یک سند،
در قالب نوشتاری ثبت و ضبط می کنند و در صورت بروز هر گونه مشکل و یا برای تراز کردن فعالیت ها و نتیجه ی اقدامات و یا برای جمع بندی فعالیت های سالانه نیاز به مرور اسناد دارند.
با این تفاسیر مختصر نیاز به بایگانی اسناد را متوجه می شویم.
لوازم اداری و بایگانی
تعریف بایگانی
طبقه بندی، حفظ و تنظیم اسناد و مدارک تعریف بایگانی است. این فعالیت ها باید بر اساس دستور العمل های معین انجام شوند؛
به نحوی که در کوتاه ترین زمان و با صرف کمترین هزینه نیروی انسانی و وقت، بتوان به آن اسناد دست یافت.
چرا بایگانی مهم است؟
یک سیستم برای پویایی نیاز به داشتن نظم است. این جمله مفهومی کلی دارد و شامل تمامی بخش های یک مجموعه می شود.
اما اهمیت بایگانی در یک اداره یا سازمان زمانی به چشم می آید که اطلاعات و اسناد آن مجموعه به روز و مرتب باشند.
به گونه ای که برای بررسی فعالیت های شرکت،
آخرین اطلاعات در کمترین زمان ممکن و با حداقل هزینه زمان و منابع انسانی در دسترس قرار گیرد.
این امر فقط با بایگانی کردن اسناد به دست می آید.
یک بایگانی منظم در واقع از سردرگمی، اتلاف وقت و بروز مشکلاتی مانند گم شدن اسناد جلوگیری می کند و به روان بودن کار کمک به سزایی می کند.
لوازم اداری و بایگانی
فواید بایگانی
شناخت کامل از کارمندان و اعضای سازمان و اداره:
با ثبت اسناد و مشخصات مربوط به کارمندان یک اداره می توان آنها را به طور کامل شناخت.
و با ثبت گزارش های سالانه یا ماهانه کاری آنها درباره راندمان کاری و در نهایت کارآیی یا عدم کارایی آنها تحقیق و بررسی کرد.
اطلاعات لازم از نظر قوانین تصویب نامه ها و بخش نامه ها و اجرای صحیح آنها:
معمولا شرکت ها با یک اساس نامه ای خاص و تعریف شده فعالیت های خود را انجام می دهند.
و در تعاملات خود با سایر شرکت ها، ادارات و سازمان ها و یا حتی زیر مجموعه های خود،
حتما استثناهایی یا بخش نامه هایی در نظر می گیرند و این بخش نامه ها را ارسال می کنند.
ثبت این بخش نامه ها، یا مصوبه ها نیاز این مجموعه است که مربوط به بخش بایگانی می شود.
ثبت و ضبط تاریخی:
بعضی از افراد از روی علاقه و یا با توجه به کاری که دارند نیاز به ثبت وقایع مهم داخل و خارج از کشور در طول سال دارند.
با اتمام سال پرونده اتفاق های آن سال نیز باید بسته و ثبت شود.
و یا حتی مورخان برای نوشتن تاریخ نیاز به مطالعه اسناد بایگانی شده دارند.
لوازم اداری و بایگانی
پیدا کردن اشتباهات:
اشتباه بخشی جدایی ناپذیر زندگی بشر است.
بارها و بارها شاهد اشتباهاتی بودیم که در صورت عدم جبران باید خسارت مادی و معنوی کلانی بپردازیم.
با داشتن یک بایگانی منظم می توان از رخ دادن این اشتباهات تا حد قابل قبولی پیشگیری کرد و یا در صورت بروز اخلال با بررسی اسناد ثبت شده به این اشتباهات پی برد و آنها را اصلاح کرد.
انواع روش های بایگانی
بایگانی اسناد به سه روش زیر انجام می شود:
بایگانی اسناد پروژه های در جریان:
در این نوع از بایگانی هر روز باپوشه و طلق، کاور، زونکن سر و کار دارید بنابراین نیاز به پوشه و طلق، کاور، زونکن با کیفیت نیاز دارید
که با استفاده هر روزه، دچار فرسودگی و در نتیجه خراب نشود.
بایگانی اسناد نیمه جاری:
در این نوع شما شاید هفته ای یک بار یا دو هفته یک بار نیاز به مطالعه و بررسی اسنادتان دارید.
بایگانی راکد:
در این نوع بایگانی شما با اسناد و اطلاعات پروژه ها دیگر کاری ندارید و صرفا برای حفظ اسناد به زونکن احتیاج دارید.
بنابراین شما به یک زونکن با کیفیت عالی و مقاوم در برابر رطوبت و فشار نیاز دارید.
لوازم اداری و بایگانی
انواع بایگانی:
بایگانی سخت افزاری را از نظر مقیاس می توان به دو دسته بزرگ و کوچک تقسیم کرد.
بایگانی اسناد مهم و طولانی مدت در شرکت ها، ادارات،
موسسات و سازمان های دولتی و خصوصی را بایگانی بزرگ گفت که یکی از وسیله های مورد نیاز برای این کار زونکن است.
بایگانی های کوچک معمولا شامل نگهداری اسناد شخصی مانند اسناد تحصیلی، عقدنامه، اسناد ملکی و … می شود.
در این نوع بایگانی از وسایلی مانند پوشه، طلق و شیرازه، کلیر بوک و … استفاده می شود.
فرهنگ تحریر
فرهنگ تحریر آماده ارائه انواع وسایل اداری در انواع مختلف و برای کاربری های متنوع به شرکت ها، ادارات و سازمان های دولتی و خصوصی به صورت تکی و عمده است.
تنوع محصولات و قیمت مناسب از ویژگی های محصولات فرهنگ تحریر است.
قابل ذکر است که ما آماده فروش اینترنتی، حضوری و تلفنی و ارسال به تمام نقاط کشور هستیم. با خرید از ما علاوه بر کیفیت قیمت های خاص و استثنایی را تجربه کنید.
علاوه بر وسایل و تجهیزات اداری ما در فروش کتاب های کمک درسی، عمومی و همچنین نوشت افزار ها آماده خدمت رسانی به شما مردم عزیز هستیم.
ضمنا ما را در شبکه های اجتماعی دنبال کنید:
مقالات مرتبط رو حتما ببینید
نظر شما برای ما با ارزشه
۲ دیدگاه
